仕事が忙しすぎて筋トレができないときは『7つの習慣』的仕事ハックで生産性を高めて筋トレ時間を捻出する!




本業では今年度から部署も担当プロジェクトも変わり新規一転な環境です。新しい環境でいきなり2年越しの中規模プロジェクトのリーダーとなり現在は激務と絶賛格闘中ですw

新しいコンセプトの開発ルールや会社の将来を狙った戦略が絡んだりと難易度高めのプロジェクトになりそうです。

個人のワークとしては2年間とそれなりの期間が掛かるので途中で炎上しないよう、日々火種がくすぶりそうなところを火消ししながらタスク処理をしています。

それでも毎日タスクが沸いてくるので高速モグラ叩きをやってる感じですが・・・(モグラ叩きって死語すかね…)

タスクをさばいても次から次に舞い込んでくるので、朝7時から夜は9時ごろまで余裕なく一気に仕事モードで突っ走ってる日々を過ごしています。(たまにランチミーティングもあります・・・とほほ)

 

とはいえ、おかげさまで土日は休めています。

IT業界はブラック企業もありますからね。土日返上して炎上プロジェクトを火消している方々もたくさんいると思いますので、そんなみなさまに比べたら恵まれていることは重々承知しています。

でも!ぼくの現在の悩みとしては、

平日の筋トレや散歩時間が確保できない・・・

これはぼくにとってめちゃ悩ましいことなんですよね。

筋トレや散歩できないと気分がのらないので本業も調子でないんです。本業が忙しくて筋トレできない→本業のテンションも上がらない・・・負のデフレスパイラル状態です。

ぼくにとって筋トレと散歩は生活のルーティーンの一部になってたのでルーティーンが崩れると気持ち悪いですよね。

ある程度の負荷があればどんな運動でも構わないので、週に2~3回ずつ続けられるものを選んでください。最低でも12分の早歩きで、あなたの脳のパフォーマンスは確実にアップします。

引用元:最高の体調 ACTIVE HEALTH

 

 

身体を鍛えたり動かしたりすることは脳や交感神経を刺激して身体を活動モードにさせるので、こんな状況が続くと仕事のパフォーマンスに影響しそうです。

このままでイカン!と決意し筋トレ時間を捻出するため、仕事のやり方を見直してみました。ちょうど、今はやりの在宅ワークも導入した時期なのでいいタイミングでした。

なので、今回はぼくが実践した『7つの習慣』からパクった仕事の生産性を爆上げする方法を紹介します。

本記事は、

  • 仕事が忙しくて筋トレ・運動する時間がない人
  • 仕事を効率的にできなくて残業が続いている人
  • 7つの習慣は聞いたことあるけど仕事に活かせるの?って人

に向けた記事です。

本記事を読むと、

  • 仕事を効率的にできて筋トレ時間を確保できます!

それでは、いってみましょう!

 

 

仕事の内容をタスクレベルで全部書きだし分類する

ノートとペン

 

まずは仕事を分解してタスク単位で内容を全部書きだしてみます。全体像をみるのは基本中の基本ですね。

 ぼくの場合はだいたいこんな感じ。

  • 常にメールチェック&返信
  • PJの課題や問題をまとめ関係者へ説明する資料作成
  • 未来への提言資・コンセプション資料作成
  • PJの打合せ 主にディスカッション 3~4回/1週間くらい。
  • PJのタスク管理ツールの進捗確認、更新
  • PJメンバーへのタスク割り振り
  • PJメンバーの相談受け
  • チームの打ち合わせ1回/週間
  • 打合せの議事録確認
  • 掛かってきた電話に対応
  • 他部や他チームから流れてくる資料チェック(いつでも取り出せるようにデータクレンジングして保管)
  • 同僚にちょっとした相談する
  • 同僚から相談をうける
  • 部署全員がやるべきタスク(アンケート回答など雑多なこと)

 

バーっと書き出してみましたがたくさんありますねぇ。

書きだすと、『このタスクは小さすぎるな』とか、『絶対必要だからこのタスクは見直す必要はないな』とか難しいく考えずにとにかく書きだすのが大事です。

バーっとタスクを書きだしたら次は分類します。

なぜかというと分類したカテゴリ毎に対策が違うからなんです。

 

『7つの習慣』では重要度と緊急度にわけて重要度が高いタスクに専念する

希望と絶望

ぼくはタスク分類を『7つの習慣』からパクって重要度と緊急度に分けています。

ちなみに、『7つの習慣』は1989年発刊で現在も売れている大ベストセラーの自己啓発本です。名前は聞いたことあるって人もおおいと思います。

 

自己啓発本って聞くとウサンクセェって思うかもですが、ちまたの自己啓発本の源流と呼ばれるくらいの神レベルの本で、成功者が推薦するなどビジネスパーソンならぜひ読んでほしい1冊です。

本を読むのが苦手な人や時間が無い人は中田敦彦YouTube大学のあっちゃんの動画がおすすめです。さすが芸人ですね。面白くてわかりやすい!

 

 

『7つの習慣』では『重要度』と『緊急度』の4つのグループに分けて人生で大事なのは重要度が高いタスク、特に『重要度が高い/緊急度が低い』のみが大事なんだと説明しています。

おいおい!『重要度が高い/緊急度も高い』のはどこいったんだよ!ってツッコミたくなりますが、実際は『重要度が高い/緊急度も高い』ってタスクはそんなに多くないです。

なので、書きだしたタスクを重要度の高低、緊急度の高低で4象限で分類するとこんな感じ。

 

<<重要度が高い/緊急度が高い>>

  • PJの打合せ 主にディスカッション 3~4回/1週間くらい
  • 打合せの議事録確認

 

<<重要度が高い/緊急度が低い>>

  • PJの課題や問題をまとめ関係者へ説明する資料作成
  • 未来への提言資・コンセプション資料作成
  • PJのタスク管理ツールの進捗確認、更新
  • PJメンバーへのタスク割り振り
  • PJメンバーの相談受け
  • 他部や他チームから流れてくる資料チェック(いつでも取り出せるようにデータクレンジングして保管)

 

<<重要度が低い/緊急度が高い>>

  • 同僚から相談をうける

 

<<重要度が低い/緊急度が低い>>

  • 掛かってきた電話に対応
  • 常にメールチェック&返信
  • チームの打ち合わせ1回/週間
  • 同僚にちょっとした相談する
  • 部署全員がやるべきタスク(アンケート回答など雑多なこと)

 

 

もちろん、1番大事なのは『重要度が高い/緊急度が高い』タスクですが、ふと、1日の中でどのタスクに1番リソースを使っているかと振り返ると『重要度が低い』タスクが多いんですよね。

重要度が低いタスクってサクッとこなして完結するタスクなんで、手が付けやすいしタスクを片付けた感があるんですよね~。同僚から相談受けてアドバイスしたり、掛かってきた電話に対応したりと・・・。

重要度が高いなタスクはどっしり腰をすえて取り組むタスクなので、サクッと完結しないので結果がすぐにでない性質がありますねぇ。

だから精神的なハードが高くなり、いつかやろう。となり放置されてしまうんですね。

今回は書きだしませんでしたが資格の勉強や英語の勉強なんかも重要度は高いけど、いつかやろう系ですよね?w

 

目指すは『重要度が低い』タスクを無くすこと!

コンセプト

7つの習慣では『重要度が高い/緊急度が低い』にフォーカスしていますが、一般的には『重要度が高い/緊急度が高い』、『重要度が高い/緊急度が低い』の2つを優先することになります。

ただ、現実問題として時間は有限なので、アプローチとしては『重要度が低い』タスクをなくして『重要度が高い』タスクに専念する時間を捻出することが目指すべき姿ですね。

ぼくの場合、『重要度が低い』タスクが以下の内容です。

  • 同僚から相談をうける
  • 掛かってきた電話に対応
  • 常にメールチェック&返信
  • チームの打ち合わせ1回/週間
  • 同僚にちょっとした相談する
  • 部署全員がやるべきタスク(アンケート回答など雑多なこと)

 

とはいえ、今日からこれらを全部止めます!っていうとビジネスパーソンとしての人格を疑われてしまいますw

自分では『重要度が低い』って定義しても、チームや部署で仕事をするためにどうしても発生するタスクもあります。

なのでいきなり無くすことはできない場合がおおいので解決アプローチとしては以下のよう感じです。

  • タスクを分解し小さいタスクにする。(分解したら取捨選択でき大事なタスクに注力する)
  • タスクをまとめてリアルタイム処理からバッチ処理にする
  • 業務フローを変えて人を介さない仕組みにする
  • プログラムやサービスで自動化する
  • そもそもこのタスクは無駄じゃない?とつぶやく

こんなアプローチですね。

最後はそもそもタスクを無くしてたいんで、無駄じゃないかとヤンワリみんなに伝えていく感じです。

 

『重要度が低い』タスクの処理スピードを爆上げする仕事ハック

ぼくが実践した『重要度が低い』タスクの生産性を上げる仕事ハックとしてやったことはこんな感じです。

  • 同僚から相談をうける
  • 掛かってきた電話に対応

⇒対面や電話のリアルタイムを止めて、メールかチャットの非リアルタイムにする。(緊急性がある場合は対面か電話と伝えておく)

 

  • 常にメールチェック&返信

⇒リアルタイムのチェックを止める、午前は1回、午後は2時間に1回に頻度をへらす

 

  • チームの打ち合わせ1回/週間

⇒関係ない議題のときは事務処理タイムと割り切り他のタスクを処理する。

 

  • 同僚にちょっとした相談する

⇒相談したい要点をまとめて、メールやチャットで相談。非リアルタイムにする。

 

  • 部署全員がやるべきタスク(アンケート回答など雑多なこと)

⇒リアルタイムを止めて、まとめて週1回にする

タスク自体を無くすことは正直かなり難しいかったので、最小時間で最大効果が出るように工夫しました。

『重要度が高い』タスクも効率化のため工夫はしましたので、その内容はまた記事にします。

まとめると、

  • 都度対応を止めてまとめて一括処理
  • リアルタイムを止めて非リアルタイム処理

こんなアプローチになりました。

 

他にも、

  • 重要タスクは午前中に片付ける
  • 昼寝でウィルパワーチャージ
  • ボロモードで集中と休憩のリズムを作る

こんな仕事ハックを組み合わせて時間の捻出をしています。

結果的には『重要度が高い』タスクがそれなりにあるで、労働時間が劇的にすくなくなったわけではないですが、『重要度が高い』タスクに専念できる時間は確保できるようになりました。

平日週2回は散歩できる時間は作れましたので、まずは様子見かなといったとこですかね。

 

在宅ワークが浸透すると身体メンテはビジネスパーソンの必須スキルになる

実際、在宅ワークを導入してみんなはどう感じているのか、すこし気になっていたときに社内で流れてきた在宅ワークのアンケート結果が興味深い内容でした。

アンケート結果のポイントをまとめると、

  • (通勤時間は減っているが)労働時間は増えている
  • 仕事とプライベートの境目があいまいになったと感じる人が増えている
  • お酒の量が増えている
  • (通勤以外の)身体を動かす時間は減っている

在宅ワークのメリットとして、まわりに邪魔されず集中できることがありますが結果的に残業時間が増えたり、仕事とプライベートの境目が無くなる諸刃の剣の側面もあることがわかってきました。

通勤してる時は職場と自宅は物理的な環境が違いますし、適度に歩くので気持ちの切り替えや最低限の運動は強制的だったんですね。

在宅ワーク時代では気持ちのメリハリや運動や筋トレ習慣を積極的に身につける自己管理が求められそうです。

そのためには仕事の生産性を高めてプライベートの時間を確保し、積極的に運動や筋トレなど身体メンテを習慣にしないと高いパフォーマンスを継続できない時代がやってきそうな気がします。

会社では在宅ワーク導入とあわせて、福利厚生の特典でポーツジムの入会費など補助がもらえるようになりました。これはありがたいですが、実態としてはお金より時間を確保するのが困ってる感じですね・・・。

リモートコミュニケーションのツールも色々導入して操作に慣れるのに必死ですw 在宅ワークはメリットだけではなく、仕事のやり方を本質的に見直すいいきっかけになりましたね。

リモートワークは筋トレとセットで考えるのがいいかもしれません。

 

ではまた!




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